הקמת מערכת ERP

לתיאטרון הלאומי "הבימה"

תחום העיסוק

​​

דומה שאת הבימה, התיאטרון הלאומי של ישראל, אין צורך להציג.

​

הבימה מפיקה בכל שנה בין 15 ל 20 הפקות חדשות, ומתפעלת בכל יום הצגות ברחבי הארץ: הן בארבעת "אולמות הבית" שבתל אביב והן "הצגות חוץ" שנמכרות לבתי תרבות בכל רחבי הארץ.

​

​

​הרציונל הבסיסי של הפרויקט הוא ההבנה שכל הצגה חדשה עוברת "מחזור חיים" פחות או יותר מובנה - מעת לידתה ועד היום בו היא יורדת מהרפרטואר.

​

מטרת מערכת המידע היא לנהל את כל הפעילויות של כל עובדי הבימה, סביב ה"הפקה" וה"תפעול" של ההצגות השונות.

​​

הורתה של הצגה היא ברעיון שעולה אצל הנהלת הבימה להצגה חדשה, ולידתה הוא לאחר בחינת ההצגה וקבלתה הרשמית ל"רפרטואר" של הבימה.

או אז מתכנסת "ישיבת רפטואר" בה מכריזים על ההצגה, וקובעים קוים יסודיים לדמותה של ההצגה. אחד הדברים המרכזיים שנקבעים בשלב זה הוא מסגרת תקציבית להצגה - הן להפקה והן לתפעול.

​​

"הפקה" היא כל התהליך מרגע לידת ההצגה, עבור דרך פרסומה הראשון, "ישיבות מקט" בהם דנים על אופי התפאורה וההצגה, חזרות (הרבה!), בניית תפאורה ותלבושות - ועד ליום הצגת הבכורה.

​​​

"תפעול" הוא כל מה שקורה להצגה החל מהופעת הבכורה, עבור דרך הופעות בית, הופעת חוץ, ועד לרדתה הסופי מרפרטואר הבימה.

​​​

​​​​​

"הלוח"

​​​​

הציר סביבו נעות כל פעילויות הבימה, הוא "הלוח". לוח התכנון מגדיר באלו ימים ובאלו אולמות, תתקיימנה ההופעות של ההצגות השונות. 

תכנון טוב של הלוח דורש התחשבות בהרבה מאד פרמטרים - לעתים גם עם התנגשויות ביניהם (!) - על מנת לקיים לוח הופעות מיטבי - הן מבחינה אומנתית, הן מבחינת טעם הקהל, והן בבחינת הריווחיות.

 

ככזה, ברור שבנית הלוח הוא תהליך קריטי לארגון. "ישיבות לוח" נעשות תדיר, אורכות זמן, מההות סיעור מוחות (ורגשות...), בהשתתפות כל הנהלת הבימה, כאשר כל אחד תורם את ההיבט שלו לגבי התכנון: מכירות, תפעול, וכספים.

​​

סוגיות אופייניות שנדרשים להן בישיבות הלוח:

​​​

• באיזה אולם נכון לקיים את ההצגה (גדול וסולידי כמו למשל אולם רובינא) או אינטימי וקטן (אולם 4 ה"בועט" יותר)

• האם ניתן לקיים רצף ארוך של אותה ההופעה, וכמה ארוך. רצף ארוך יחסוך בעליות הקמה ופירוק של הבמה. אווך הרצף הסביר נגזר גם מתחזית המכירות שמנהל המכירות צופה.

• האם ניתן להקדים חלק מההופעות, כך שתהיינה 2 הופעות באותו היום

• כמה זמן דורשת הקמה ופירוק של הופעה? אם פעולת פירוק למשל גולשת לשעות הלילה יש לכך עלויות נוספות של הצוותי ם הטכניים. האם נתין להקדים? בכמה זמן"? האם יגיע קהל לשעה מוקדמת יותר?...

• כמה הופעות הצוותים הטכניים יכולים לעשות במקביל באותו היום? יש לזכור שאולמות חוץ דורשים גם זמן נסיעה (כפונקציה של המיקום)

• האם כבר נמכרו הופעות חוץ? אם כן, מיקומן בלוח כבר "נעוץ" ולא ניתן לתמרן איתן על הלוח

• האם לא תכננו בטעות שתי הצגות לאותו המועד, כאשר יש שחקן שמשחק בשתיהן? ואם אכן, האם ניתן לשבץ להופעה זו שחקן מחליף? (אם ישנו בכלל)

• שחקן הודיע על מחלה או צו 8. האם ניתן עוד להזיז את ההופעה? האם נמכרו כבר כרטיסים וצריך במיידי להודיע לכל הקונים על שינוי?

• ועוד ועוד ...

​​​

 ​

תכולת הפרויקט

​​​

הפרויקט מורכב מחלק מבוסס מערכת ERP (של פריוריטי) ומתוכנת הלוח, שתיבנה במיוחד לפרויקט זה, תןך אינגרציה מלאה בין שניהם.

​​

הפקת ההצגות:

​​

• הקמה של הצגה ועיבוי המידע עליה עם התקדמות ההפקה

• תכנון לוח חזרות (בעזרת תוכנת הלוח)

• ליהוק שחקנים (ומחליפים) להצגה

• ניהול כל החזרות של ההצגות - תוך אינטגרציה עם דיווחי נוכחות ומערכת השכר

• ניהול תהליכי רכש להקמת התפאורה

​​

בקרה תקציבית צמודה על תקציב ההפקה, לבדיקה שאין פריצת תקציב של ההפקה.

​​

מכירות הצגות חוץ:

​​

• ניהול לקוחת הבימה

• ניהול מכירות של הופעות באולמות חוץ

• ניהול מחירון של הופעות חוץ 

​​

בקרה צמודה על הריווחיות של כל מכירה.

לדוגמה: אותה הופעה יכולה להיות עם הוצאות גבוהות יותר אם היא רחקה מאד מתל אביב.

לדוגמה: אותה הופעה, אם תימכר ברצף, תהיה ריווחית יותר

​​

תפעול ההצגות:

​​

• תכנון פרטני של צוותים טכניים - ציוות להופעות השונות, בהתאם לאילוצים

• קבלת דוחות הופעה ע"י מנהל ההצגה. לעיתים, הדיווח יגרור הקמה של קריאת שירות שתופנה לגורם המתאים, לצורך טיפול מיידי בה - טרם ההופעה הבאה

• קבלת דיווחי נוכחות בהצגה

​

מעקב צמוד אחרי תקציב התפעול - ביצוע מול התכנון.

​

ממשקים למערכות קיימות:

​

• ממשק דו כיווני עם מערכת ה Press לניהול מכירות הכרטיסים באולמות הבית

• ממשק למערכת השכר והנוכחות

​

​

​

ניהול הפרויקט 

​​

• נעשה אפיון מפורט של המערכת הנדרשת

• הבימה יצאה למכרז פומבי לקבלת הצעות ליישום עלמערכת פריוריטי
   

בימים אלו (2025) הפרויקט בעיצומו.