לא אחת אנחנו פוגשים ארגונים שלכאורה יישמו מערכת ERP, אך התחושה היא שהם לא קיבלו תמורה מלאה להשקעה.

 

ארגונים אלו השקיעו הון עתק בפרויקט, אך למעשה משתמשים במערכת בצורה רדודה - משל קנו מרצדס, אבל נוהגים בה בהילוך ראשון בלבד.

 

כשאנחנו בודקים ארגונים כאלו, אנחנו מוצאים לא אחת את הסימפטומים הבאים:

 

חלק מהמודולים לא בשימוש

דוגמה אופיינית יכולה להיות ארגון שיישם את המודול הפיננסי והלוגיסטי, אבל עדיין חושש מלהכנס לתוך עולם הייצור (המסובך). או ארגון שמנהל את הרכש במערכת, אבל את נושא הייבוא ממשיך לנהל ידנית באקסלים.

 

 

יישום רדוד של מודול

לדוגמה ארגון שמיישם את מודול הייצור, אבל משתמש בו להפקה ידנית של פקודות עבודה, ולא מנצל את המנגנון האדיר של תכנון בעזרת MRP.

 

ERP כמכונת כתיבה חכמה

באופן טבעי ארגונים מיישמים בראשונה את התהליכים התפעוליים. לדוגמה בכל מערכת לוגיסטית שראינו, הארגון מוציא הזמנת רכש בעזרת המערכת ו"נהנה" מכם שיש לו רשימת ספקים מסודרת ומחירונים מסודרים.

ברוב הארגונים יש גם תהליך כזה או אחר לסבב חתימות לאישור ההזמנה.

 

זו חוכמה קטנה... אבל האם הארגון באמת מנהל את הרכש?

 

למשל, האם - אחרי שההזמנה כבר יצאה - יש מעקב ובקרה שהיא אכן התקבלה אצל הספק?

שהספק אישר את התנאים ובעיקר את מועד האספקה?

ומה קורה כשהספק מודיע על עיכוב? האם בודקים השפעה על המלאי? על הייצור המתוכנן?

האם ישנן התרעות כאשר יש כשל בתהליך או שהדבר מף רק כאשר מגיע מועד האספקה והספק לא התייצב במחסן הקבלה ? ...

 

בארגון בו שרשרת האספקה מכילה אלפי פריטים, שתקלה בכל אחד מהם יכולה לעצור את הייצור, וזמן האספקה הוא ארוך - תהליכי בקרה שוטפים הם קריטיים להצלחה העסקית.

 

תמיכה בקבלת החלטות תפעוליות

בהמשך לדוגמה מהמערכת הלוגיסטית. מנהל מקבל הזמנת רכש לאישור. האם בצמוד להזמנה מונגש לו בצורה חכמה מידע הכרחי לקבלת ההחלטה על ההזמנה?

לדוגמה: מלאי קיים, הזמנות שבדרך. מחירים חלופיים. ממוצע צריכה הסטורי. תחזית צריכה וכו' וכו'.

בארגון חכם נתפור כל מנהל את המידע שיעזור לו לקבל החלטות. זהו מידע שכבר קיים במערכת, אבל צריך לרכז אותו ולהנגיש אותו למנהל.

 

תמיכה בקבלת החלטות אסטרטגיות

מידע אדיר ויקר ערך נצבר עם השנים במערכת. האם מנצלים אותו?

האם מנהלים למשל מערכת לניהול איכות ספקים, שתעריך את הספקים השונים על בסיס ביצועיהם בעבר ? (עמידה בזמנים, איכות, מחיר וכד').

האם בודקים מגמות והתפתחויות בדרישה למוצרי החברה?

האם מתריעים על לקוחולת פוטנציאליים לנטישה?

ועוד אינספור דוגמאות ...

 

האם הארגון לומד?

האם הארגון מבקר את תהליכי העבודה שלו באופו שוטף ?

האם הוא מנסה לשפרם ?

האם הוא מתחקר כשלים שקרו בתהליכים ?

 

חוסר אינטגרציה עם מערכות אחרות

לדוגמה ארגון שמנהל מערכת PLM לניהול חיי המוצר, אבל לא קישר את מערכת ה ERP למידע שב PLM, כמו מפרטים טכניים, עצי מוצר, שרטוטים וכד'.

 

הדרכה חסרה

לא אחת אנו נתקלים במשתמשים שפשוט לא יודעים על פונקציה מסוימת שקיימת במערכת. במקום זאת פיתחו כל מיני דרכים יצירתיות כמענה לצורך.

לו רק מישהוא היה מדריך אותם נכון...

ואם לא הדרכנו נכון את המחזור הראשון של המשתמשים, ואנחנו עובדים בשיטה המקובלת שכל עובד חדש מודרך ע"י עובד ותיק, הרי שמהר מאד נקבל שכבה גדולה של עובדים שלא מכירים מספיק טוב את המערכת.

 

מתי לאחרונה עשינו הדרכה מתקדמת ? הדרכת רענון ? לימוד של פונקציות חדשות במערכת ?